search menu linkedin twitter facebook cross phone check arrow-left arrow-right mail

5 tips voor het verhuizen van laboratoria (deel 2)

24-07-2017 - 11:15 - Nieuws

Hoe verhuis je een compleet laboratorium met een zo kort mogelijke downtijd en zo min mogelijk verstoring? Desirée Denie geeft elke maand 5 tips.

Het verhuizen van dure en gevoelige apparatuur is een complexe opgave waarbij kleine fouten grote gevolgen kunnen hebben. Daarom delen we elke maand 5 tips voor het verhuizen van laboratoria. De eerste 5 tips kunt u hier teruglezen.

6. Maak de downtijd van laboratoria zo kort mogelijk

In laboratoria bevindt zich complexe apparatuur dat vaak door meerdere monteurs aangesloten moet worden. Voorbeelden zijn het aansluiten van gassen, water en afvoer, maar ook de ontmanteling en herinstallatie door specialistische leveranciers. Door een professionele strakke planning op te stellen is het mogelijk de downtijd van apparatuur tot een minimum te beperken. Hoe beter de onderlinge afstemming en coördinatie daarvan, des te sneller draait de opstelling weer.

Daarnaast speelt de fasering een belangrijke rol bij de continuïteit van onderzoeken. Door niet alle apparatuur tegelijkertijd te verhuizen kan de nieuwe situatie deels operationeel worden ingericht en opgeleverd terwijl de onderzoeken op de oude locatie deels doorgang vinden. Deze getrapte wijze van verhuizen, ook wel back-up methodiek, komt goed van pas bij kweekruimtes, labs met meerdere analyseapparaten of laseropstellingen waarbij er een extra optische tafel beschikbaar is.

Werkzaamheden tijdens het verhuizen van het laboratorium van de VU

7. Neem kennis van diversiteit van de apparatuur en omgeving

In laboratoria staat over het algemeen veel en complexe apparatuur. Deze apparatuur vindt aansluiting op elkaar of op de gebouwinfrastructuur. Technische afhankelijkheden moeten worden opgenomen in de masterplanning verhuizen. Daarnaast wordt van ieder kwetsbaar apparaat de verhuistechnische randvoorwaarden vastgelegd. Denk hierbij aan inpak- en transportvoorwaarden zoals schokarm vervoer, klimatologische eisen, stofarm of antistatisch inpakken, etcetera. Op basis van deze specificaties worden de juiste verhuismaterialen geselecteerd en al dan niet op maat gemaakt. Ook kunnen speciale transportwagens worden ingezet.

8. Start ruim op tijd met het contracteren van specialistische leveranciers

De apparaten in laboratoria zijn soms dusdanig geavanceerd dat er maar enkele monteurs in de wereld zijn die de benodigde service kunnen verlenen tijdens (de-)montage. Om tip nummer 3 ‘het integreren van onderzoeksplanning in projectplanning’ te kunnen handhaven, is het van belang de aanbesteding op tijd te starten. Vanwege de schaarse specialistische monteurs, is het verstandig om de capaciteitsplanning centraal te coördineren. De projectleider kan de capaciteit in zijn geheel overzien en in goed overleg met de gebruiker de leverancier bij de planning betrekken.

9. Begin tijdig met de chemicaliënregistratie

Om chemicaliën te mogen verhuizen moet het transport voldoen aan de eisen van de ADR. Erg vervelend, want deze wetgeving is in de basis gemaakt voor transport van bulkgoederen en niet voor verhuizing van de talloze potjes en flesjes met kleine hoeveelheden stoffen die in de chemicaliënkasten op een lab staan. Chemicaliënregistratiesystemen sluiten vaak niet aan bij de actualiteit en essentiële ADR gegevens, zoals UN-nummer, ontbreken in de regel. Begin dus vooral tijdig met het opruimen, registreren en actualiseren van de chemicaliën die behoren in de gevarenklasse. Voor de biologische labs die werken met genetisch gemodificeerde organismen geldt dezelfde registratie-eis. Additioneel hierop moet de overheid ook nog een vergunning afgeven.

10. Leg afspraken vast en communiceer effectief

Projecten zijn dynamisch. Er moet veel worden gerealiseerd in een relatief korte tijd. Daarom is het belangrijk alle afspraken en gesprekken vast te leggen en effectief te communiceren. Vooral bij een laboratoriumverhuizing waarbij er veel data, variabelen en deelprojecten zijn, is het belangrijk om alle informatie vast te leggen. Daarnaast is het ook belangrijk transparant te werken en de informatie openlijk te delen. Gebruik voor een levend document altijd één brondocument. Spreek af dat de eigenaar van het document als enige het recht heeft om te muteren. Hiermee voorkom je dat vervuilde versies in omloop raken. Voorzie alle levende documenten van een versienummer en datum. Extraheer uit dit brondocument de relevante informatie voor de betreffende afdeling.

Naast laboratoria heeft Districon ook ervaring met verhuizingen en transities van andere complexe omgevingen, zoals warehouses, productiebedrijven en kantoren. ''The only source of knowledge is experience’’ zei Albert Einstein ooit.

Heeft u een opmerking of vraag over dit artikel of bent u benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? Neem dan contact op met de auteur, Desirée Denie. Dit kan via D.denie@districon.nl.